CONVOCATORIA AUXILIAR ADMINISTRATIVA/O – QUIBDÓ

26 enero, 2022

0 Shares

CONDICIONES GENERALES DE LA CONVOCATORIA

LUGAR DE TRABAJO:  QUIBDO

FECHA LIMITE DE ENVÍO DE HOJAS DE VIDA:  4 FEBRERO 2022

CARGO – AUXILIAR ADMINISTRATIVA/O

DESCRIPCIÓN DEL CARGO:

El(la) Auxiliar Administrativo(a), es la persona encargada de apoyar a las oficinas regionales en todas las actividades financieras, administrativas, logísticas, de seguridad y soporte requeridas para implementar el plan de trabajo definido por la Oficina Regional y garantizar que todos los procedimientos y protocolos administrativos, logísticos, de seguridad y de soporte se cumplan.

Adicionalmente deberá colaborar con los funcionarios de la oficina regional asignada en todas las actividades que se requieran y ser el enlace entre las áreas administrativas y de apoyo de la oficina central con la oficina regional asignada.

PERFIL REQUERIDO

  • Educación. Formación técnica y/o estudiante de carreras administrativas.
  • Al menos 2 años en las funciones relacionadas con el cargo: administración, contabilidad y trabajo operativo de oficina.

COMPETENCIAS

  • Comunicación
  • Flexibilidad y Adaptación
  • Colaboración y Trabajo en Equipo
  • Respeto e Integridad
  • Compromiso
  • Orientación a Resultados
  • Planificación y Organización
  • Actitud de Servicio
  • Iniciativa

FUNCIONES

El(la) Auxiliar Administrativo(a) estará bajo la supervisión del(la) Coordinador(a) de Oficina Regional, con las siguientes funciones:

  • Brindar apoyo a la oficina regional y al equipo de la Misión en temas administrativos, financieros, logísticos, de seguridad y a las áreas de apoyo.
  • Procesar con el visto bueno del coordinador de la regional los pagos oportunos a proveedores por los servicios prestados y servicios públicos del inmueble donde funciona la oficina regional de la MAPP.
  • Colaborar en la coordinación y el seguimiento administrativo, financiero y logístico de los proyectos que ejecute la Misión a través de la oficina regional.
  • Mantener una base de datos actualizada de instituciones, contrapartes y proveedores., así como mantener actualizada la base de contactos de la oficina regional y enviarla cada vez que se requiera al área de Planificación y Enlace Regional. La gestión de esta herramienta incluye la observación de todos los parámetros requeridos.
  • Atender al público de manera oportuna y adecuada.
  • Coordinar la agenda programada de la oficina, hacer seguimiento a las actividades, programas y prestar el apoyo necesario desde su área de responsabilidad para que estas se cumplan, así como llevar y coordinar la agenda de citas y visitas de las contrapartes e instituciones en línea con los dispuesto por el coordinador regional.
  • Mantener organizado y actualizado el archivo e inventario general de la Sede Regional. Informar y advertir en tiempo los daños, pérdidas y deterioros de los bienes asignados a la oficina.
  • Asegurar el buen funcionamiento y mantenimiento de los bienes de la oficina coordinando con las áreas de apoyo y administrativas las necesidades identificadas.
  • Soportar los requerimientos especiales de las áreas de apoyo, logísticas y administrativas de la oficina central.
  • Estar atento (a) y disponible a requerimientos que se realicen en visita a la sede regional por parte de funcionarios del nivel directivo de la sede principal de Bogotá.
  • Mantener adecuada confidencialidad, ética profesional y comportamiento acorde a lo establecido en el código de ética de la misión MAPP/OEA.
  • Cualquier otra función o actividad indicada por el superior inmediato, la jefatura de la misión y/o los directivos de la Misión, según la naturaleza del cargo.
  • Tener disponibilidad de traslado a las diferentes oficinas de Misión.