CONVOCATORIA PROFESIONAL NACIONAL DE APOYO – ÁREA PLANIFICACIÓN Y ENLACE REGIONAL

7 febrero, 2022

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CONDICIONES GENERALES DE LA CONVOCATORIA

LUGAR DE TRABAJO:  BOGOTÁ D.C.

FECHA LIMITE DE ENVÍO DE HOJAS DE VIDA:  30 DE JUNIO DE 2022

CARGO – PROFESIONAL NACIONAL DE APOYO

PROPÓSITO DEL CARGO

Bajo la supervisión de la Coordinación del Área de Planificación y Enlace Regional (PER), la persona en el cargo de Profesional de Apoyo del Planificación y Seguimiento estará encargada de desempeñar las actividades de apoyo a la formulación y seguimiento de los Planes de Trabajo de las Oficinas Regionales y de las áreas de la oficina central, como así también de la formulación y seguimiento a la ejecución del POA y el PEI de la misión, generando reportes de salidas para la confección de informes o para la toma de decisiones. De igual manera deberá apoyar la comunicación adecuada entre las áreas de la oficina central con las oficinas regionales, manteniendo actualizado el sistema de información de la operación de acuerdo con los procedimientos establecidos.

PERFIL

  • Profesional en ingeniería industrial, economista, administrador de empresas o áreas afines.
  • Especialización o maestría en planeación estratégica; seguimiento, calidad y/mejoramiento de procesos.
  • Experiencia profesional general mínima de 5 años, de los cuales, la experiencia específica demostrable en trabajo afín al cargo de 4 años.
  • Experiencia demostrable en formulación, monitoreo y seguimiento a la implementación de programas y proyectos con enfoque de marco lógico.
  • Deseable, experiencia en participación en equipos de evaluación de proyectos.
  • Deseable manejo del idioma inglés.

COMPETENCIAS

  • Comunicación
  • Flexibilidad y Adaptación
  • Colaboración y Trabajo en Equipo
  • Respeto e Integridad
  • Compromiso
  • Pensamiento Analítico
  • Orientación a Resultados
  • Planificación y Organización
  • Proactividad

HABILIDADES

  • Buena expresión escrita y oral.
  • Capacidad analítica y crítica.
  • Capacidad de trabajo en equipo.
  • Persona organizada, con habilidad para la planificación, priorización de tareas y trabajo con enfoque orientado a la consecución de resultados.
  • Persona con iniciativa, proactividad y asertividad.
  • Habilidades en las relaciones personales, adaptación a entornos multiculturales e interdisciplinarios.
  • Buen manejo de programas Word, Excel, bases de datos y otros requeridos para el desempeño de las funciones propias del puesto.
  • Manejo de información cuantitativa y cualitativa, bases de datos/estadística, georreferenciación de información, entre otros.

FUNCIONES

La persona en el cargo de Profesional de Apoyo de Planificación y Seguimiento tendrá las siguientes funciones:

  • Apoyar la formulación y gestión de los Planes Operativos de las Áreas Temáticas, los Planes de Trabajo de las Áreas de Apoyo, de Administración y de las Oficinas Regionales en articulación con el Plan Estratégico y el mandato de la Misión.
  • Verificar que los Planes de Trabajo de las diferentes áreas y de la Oficinas Regionales estén alineados con el Plan Operativo y este, a su vez, con el Plan Estratégico y el Mandato de la misión.
  • Analizar las herramientas de recolección y procesamiento de la información existentes y sugerir sus modificaciones o sustituciones por otras de su creación, de manera tal que permitan contar con los insumos necesarios, en el tiempo adecuado, para la generación de informes internos y externos de la misión, o la toma de decisiones, en concordancia con los Planes de Trabajo y el Plan Operativo de la misión.
  • Desarrollar herramientas sencillas para la captura de información que faciliten el seguimiento de la gestión de las Oficinas Regionales y de las Áreas de la Oficina Central a fin de controlar el cumplimiento de los Procesos de Acompañamiento, Planes de Trabajo y el POA oportunamente aprobados. Estas herramientas deben contar con la flexibilidad necesaria de manera tal que permitan la incorporación de criterios estratégicos coyunturales, nuevos procesos y directrices definidas por Jefatura.
  • Proponer a la coordinación de su área los ajustes que considere necesarios a las herramientas existentes para la captura de información como así también a los Procesos de Acompañamiento contenidos en los Planes de Trabajo de las oficinas regionales o de las áreas de la oficina central, cuando a su entender los mismos no se ajusten al contenido y estructura del POA aprobado. En este caso debe evitar interferir previamente en la operación de las instancias mencionadas.
  • Realizar el seguimiento y proponer medidas de fortalecimiento de la base de la datos disponible en el Sistema Integrado de Información de la Gestión (SIIGES), a fin de contar con información de salida útil, en tiempo y forma, para la toma de decisiones.
  • Desarrollar propuesta de módulos específicos que puedan ser incorporadas en el SIIGES, tomando como prioridad el POA, los Planes de Trabajo de Oficinas Regionales y los Procesos de Acompañamientos de las mismas.
  • Proponer indicadores de gestión, acordes al modelo de gestión de la misión y que permitan el seguimiento a la implementación de los Planes de Trabajo y el POA,
  • Realizar seguimiento y retroalimentación a la planificación y ejecución de las misiones mediante la publicación de informes periódicos.
  • Realizar análisis de la planificación mensual con el fin de revisar el cumplimiento de las directrices estratégicas y de los planes de trabajo aprobados. Efectuar a la coordinación de su área las sugerencias de ajustes que considere oportunas.
  • Participar en los comités de revisión de la planificación mensual proporcionando datos y sugerencias relevantes para la toma de decisiones.
  • Realizar informes de seguimiento mensuales y un informe de avance semestral que incorpore la información relevante de las oficinas regionales y de las áreas de la oficina central, a fin de facilitar su análisis para la toma de decisiones.
  • Realizar informes específicos, coyunturales y anuales, sobre la gestión de la misión para ser entregados a las partes interesadas indicadas por la coordinación del área, bajo la filosofía de Gestión de Resultados (GPR).
  • Desarrollar herramientas para la captación de información que permita medir el resultado de la incidencia con las contrapartes institucionales y actores de la sociedad con que se relaciona la misión.
  • Revisar las solicitudes financieras de las oficinas regionales y áreas de la oficina central, asegurando que las mismas estén vinculadas a las actividades contenidas en los Procesos de Acompañamiento aprobados, el Plan de Trabajo Anual o a aquellas que específicamente hayan sido aprobadas por la coordinación del área y/o Jefatura de la misión.
  • Revisar la correspondencia entre las solicitudes de tiquetes aéreos y de alquiler de vehículos o lanchas con la planificación mensual o eventos imprevistos de incidencia
  • Apoyar en el diseño y formulación de instructivos y orientativos que incorporen procedimientos que faciliten el quehacer de las oficinas regionales y su interacción con las áreas de la oficina central, promoviendo el intercambio de información y retroalimentación sobre las gestiones e incidencia realizada por las partes.
  • Suministrar información clave relacionada con la ejecución de los Planes de Trabajo de las oficinas regionales y áreas de la oficina central, como también del POA, para la confección periódica del informe de GPR de la misión, el cual debe apoyar en su estructuración y redacción.
  • Desarrollar herramientas para la captura y procesamiento de información relacionada con la implementación de proyectos de cooperación externa existentes a fin de facilitar el seguimiento a su implementación.
  • Apoyar técnicamente la formulación de nuevos proyectos para ser gestionados con países donantes, garantizando que su estructura se ajuste a la filosofía de Gestión por Resultados, al Plan Estratégico y al mandato de la misión.
  • Cumplir con las normas organizacionales y los procedimientos financieros de la SG/OEA.
  • Cumplir y hacer cumplir las políticas y los procedimientos de recursos humanos.
  • Implementar y hacer cumplir las directrices de seguridad impartidas por la Misión.
  • Mantener adecuada confidencialidad, ética profesional y comportamiento acorde a lo establecido en el código de ética de la misión MAPP/OEA.
  • Cualquier otra función o actividad indicada por el superior inmediato y/o la jefatura de la misión, según la naturaleza del cargo.
  • Cualquier otra función o actividad indicada por el superior inmediato, la jefatura de la misión y/o los directivos de la Misión, según la naturaleza del cargo.