CONDICIONES GENERALES DE LA CONVOCATORIA
LUGAR DE TRABAJO: FLORENCIA -CAQUETÁ
FECHA LIMITE DE ENVÍO DE HOJAS DE VIDA: 23 DE MARZO DE 2026
CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA/O
DESCRIPCIÓN DEL CARGO:
La persona en el cargo de Auxiliar Administrativo es la encargada de apoyar a las oficinas regionales en todas las actividades financieras, administrativas, logísticas, de seguridad y soporte requeridas para implementar el plan de trabajo definido por la Oficina Regional y garantizar que todos los procedimientos y protocolos administrativos, logísticos, de seguridad y de soporte se cumplan. Adicionalmente deberá colaborar con los funcionarios de la oficina regional asignada en todas las actividades que se requieran y ser el enlace entre las áreas administrativas y de apoyo de la oficina central con la oficina regional asignada.
PERFIL REQUERIDO
- Educación: Formación técnica y/o estudiante de carreras administrativas.
- Experiencias: Al menos 2 años en las funciones relacionadas con el cargo: administración, contabilidad y trabajo operativo de oficina.
HABILIDADES REQUERIDAS
- Conocimientos en procesos logísticos, administrativos, contables y servicios generales.
- Conocimiento de administración de planta física.
- Técnicas de oficina (Uso apropiado del teléfono, manejo y organización de la agenda, Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa, Manejo adecuado de documentos)
- Habilidades en las relaciones personales, adaptación a entornos multiculturales e interdisciplinarios.
- Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos establecidos.
- Persona organizada, con habilidad para la planificación y trabajo por resultados.
- Buen manejo de programas: Word, Excel y otros requeridos para el desempeño de las funciones.
- Manejo de proveedores.
COMPETENCIAS
- Comunicación
- Flexibilidad y Adaptación
- Colaboración y Trabajo en Equipo
- Respeto e Integridad
- Compromiso
- Orientación a Resultados
- Planificación y Organización
- Actitud de Servicio
- Iniciativa
- Gestión del conocimiento
FUNCIONES
La persona en el cargo de Auxiliar Administrativo estará bajo la supervisión de la Coordinación de Oficina Regional, con las siguientes funciones:
- Brindar apoyo a la oficina regional y al equipo de la Misión en temas administrativos, financieros, logísticos, de seguridad y a las áreas de apoyo.
- Procesar con el visto bueno del coordinador de la regional los pagos oportunos a proveedores por los servicios prestados y servicios públicos del inmueble donde funciona la oficina regional de la MAPP.
- Colaborar en la coordinación y el seguimiento administrativo, financiero y logístico de los proyectos que ejecute la Misión a través de la oficina regional.
- Mantener una base de datos actualizada de instituciones, contrapartes y proveedores., así como mantener actualizada la base de contactos de la oficina regional y enviarla cada vez que se requiera al área de Planificación y Enlace Regional. La gestión de esta herramienta incluye la observación de todos los parámetros requeridos.
- Atender al público de manera oportuna y adecuada.
- Coordinar la agenda programada de la oficina, hacer seguimiento a las actividades, programas y prestar el apoyo necesario desde su área de responsabilidad para que estas se cumplan, así como llevar y coordinar la agenda de citas y visitas de las contrapartes e instituciones en línea con lo dispuesto por el coordinador regional.
- Mantener organizado y actualizado el archivo e inventario general de la Sede Regional. Informar y advertir en tiempo los daños, pérdidas y deterioros de los bienes asignados a la oficina.
- Asegurar el buen funcionamiento y mantenimiento de los bienes de la oficina coordinando con las áreas de apoyo y administrativas las necesidades identificadas.
- Soportar los requerimientos especiales de las áreas de apoyo, logísticas y administrativas de la oficina central.
- Estar atento (a) y disponible a requerimientos que se realicen en visita a la sede regional por parte de funcionarios del nivel directivo de la sede principal de Bogotá.
- Tener disponibilidad de traslado a las diferentes oficinas de Misión.
Responsabilidades en el S/GesCo:
- Interactuar con todos los equipos e integrantes de la Misión con el fin de cooperar, orientar, compartir el conocimiento y la información; así como, analizar e identificar oportunidades de mejora y buenas prácticas.
- Participar y apoyar las actividades orientadas a la implementación y mantenimiento del sistema de gestión del conocimiento, que incluye la gestión y conservación de la información que se genere en el desarrollo de sus funciones.
Requerimientos Generales para todos los funcionarios de la SG/OEA:
- Mantener adecuada confidencialidad, ética profesional y comportamiento acorde a lo establecido en el código de ética de la misión MAPP/OEA.
- Cualquier otra función o actividad indicada por el superior inmediato, la jefatura de la misión y/o los directivos de la Misión, según la naturaleza del cargo.
- Cumplir con las normas y regulaciones administrativas, financieras, de seguridad, de Recursos Humanos y demás regulaciones impartidas por la MAPP y la Secretaría General para el desarrollo del trabajo.
Para aplicar a las convocatorias publicadas en esta página siga los siguientes pasos:
· Consulte los términos de referencia de la vacante a la cual desea aplicar.
· Diligencie el Formato 60 de la OEA (Form60). Sólo se recibirán las hojas de vida que sean remitidas en este formato.
· Todas las solicitudes deben ser enviadas al correo electrónico seleccion@mapp-oea.org, indicando en el asunto el cargo a aplicar.
La MAPP/OEA está plenamente comprometida con la equidad en las oportunidades de empleo, con base en los méritos individuales. La Organización de Estados Americanos no discrimina a ninguna persona, empleado o solicitante de empleo por razón de su género, raza, color, estado civil, religión, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o por ser padre o madre.
